ERP voor arbeidbemiddelaars

Er zijn voor arbeidsbemiddelaars een aantal functies voor ERP-systemen die zij moeten hebben.

De digitalisering is in alle sectoren in volle gang. Bedrijven in alle sectoren hebben de mogelijkheid om op verschillende gebieden softwarematige ondersteuning te bieden. ERP-software speelt hierin een centrale rol. ‘ERP’ is de afkorting voor ‘Enterprise Resource Planning’. Wellicht ook beter bekent als ‘Business resource planning’. Business resource planning is relevant voor alle soorten bedrijven. Met ERP-software kunnen bedrijven al hun eigen bedrijfsprocessen digitaal in kaart brengen. De processen van alle afdelingen en bedrijfsonderdelen zijn samengebracht in één centraal systeem.

In vele situaties krijgt elke afdeling een eigen module, waarin de functies worden vastgelegd die normaal gesproken nodig zijn om de taken in het betreffende bedrijfsgebied te vervullen. Het bereik aan functies varieert van systeem tot systeem en is onder meer afhankelijk van de branche waarvoor de software is ontworpen. Hieronder gaan we specifiek in op enkele belangrijke functies van ERP-software voor arbeidsbemiddeling. Maar eerst moeten we naar de sector zelf kijken.

Branchefocus: arbeidsbemiddelaars

Uitzendwerk wordt ook wel personeelslease genoemd. Uitzendwerk is wanneer werknemers of contractarbeiders door een werkgever, de geldschieter, een derde tegen een vergoeding voor een specifiek, in de tijd beperkt kader ter beschikking worden gesteld. De derde partij wordt de kredietnemer of arbeidsbemiddelaar genoemd.

1. Tijdwaarneming/urenregistratie

Analoge urenstaten behoren tot het verleden. Omdat ze noch efficiënt noch bijzonder betrouwbaar zijn. Hoe meer tijd er verstrijkt tussen de gewerkte uren en het invullen van de urenstaat, hoe groter de kans dat niemand zich meer de exacte gewerkte uren zal herinneren en dat er fouten zullen optreden. Door gebruik van digitale tijdregistratie kunnen medewerkers hun uren virtueel direct bij de lener ter plaatse registreren. Deze uren worden vervolgens automatisch opgeslagen in het centrale ERP-systeem van het bedrijf. Op deze wijze wordt de werkelijk gewerkte tijd direct geregistreerd.

2. Personeelsbeheer en planning software (HRM)

Human resources en de organisatie van de werkuren gaan hand in hand. Veel organisaties beschouwen hun personeel als hun meest waardevolle bron. Dit geldt met name voor uitzendbureaus, waarbij het personeel ook de centrale dienst is, het centrale ‘product’ van het bedrijf. Met behulp van een module voor human resources kunnen de beschikbare medewerkers zo effectief mogelijk worden ingezet; altijd met betrekking tot de contractueel overeengekomen uren, de respectievelijke vaardigheden en de vakantieperiodes. Ook wordt hierbij planningssoftware gebruikt.

3. Documentbeheer (DMS)

Documentbeheer (kortweg DMS) speelt ook een vitale rol in allerlei verschillende soorten bedrijven en is op zijn beurt gerelateerd aan human resources management. Met behulp van een DMS kunnen bijvoorbeeld alle arbeidsovereenkomsten digitaal worden beheerd. Deze kunnen vervolgens worden opgeslagen in het digitale personeelsdossier, maar ook in het digitale documentbeheersysteem.

Software kiezen voor arbeidbemiddelaars

De ERP-softwaremarkt is zowel groot als divers, waardoor ERP-selectie voor veel bedrijven moeilijk is. Uitzendbureaus die op zoek zijn naar geschikte software voor business resource planning, moeten zich eerst met hun eigen processen bezighouden en specifieke eisen stellen aan een geschikt systeem, die vervolgens worden vastgelegd in de vorm van een specificatie.

Eén leverancier van ERP-software is Uniconta Nederland. Het systeem is erg toegankelijk en simpel om te gebruiken, daardoor heeft het hoge praktische waarden voor een gebruiker. Daarnaast gebruikt het de laatste moderne ‘Microsoft’ technologie.